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【5S管理培训】5S现场管理金科玉律第四步:标准化以防止再发


  现场管理人员的任务就是实现QCD。不过,每天在工厂里都会发生各式各样的异常现象。有不合格品、机器故障,生产目标未达成及员工迟到。不论何时,问题发生了,管理阶层就必须去解决,并且确定不会再因同样的理由而发生。一旦问题被解决后,新的作业程序就必须予以标准化,接着就要开始“标准化—执行—查核—处置”的循环。

  否则,员工就会忙于救火的工作。因此,现场管理的第五项,也是最后一项的金科玉律就是“标准化”。在现场,当一个问题发生,不论是否金属碎屑掉落,卡住传动带造成机器故障,或者是旅馆的房客抱怨传真文件的处理方法,首先必须依照现场现物的原则,详细观察问题。其次,必须找出问题的原因。最后,在确定解决问题的方式有效果之后,就必须将新的工作程序予以标准化。

  在此种模式下,任何的异常就会衍生出改善的主题。此主题最终会导致引入新的标准,或是提高现有的标准。“标准化”是用来确保改善的效果,使之能继续维持下去。“标准”的其中一种定义,是指“做事情的最佳方法。”如果现场员工都能遵照这样的标准工作的话,就能确保顾客满意了。如果标准是意谓着“最佳的方法。”那么每一位员工每一次都必须遵照相同的标准、相同的方法去工作。如果员工在其重复性的工作过程中,不遵守标准工作。这是经常发生在生产现场的状况,其后果便会导致质量的变动及差异波动。管理阶层应当清楚地制订标准,供员工当做惟一的工作方式,以确保满足客户的QCD 需求。不能主动制订工作程序标准化的管理人员,就是对现场管理失职了。在宾州坦帕市( Te m p l e )乔奇( G i o rg i )食品公司里,以往行政办公室是位于楼上,而现场则位于楼下。在楼上都用隔墙,隔开了每一个部门:业务、行销、工程、研究开发及人事。

  但是公司的董事长,佛列德·乔奇 (Fred Giorg e ),决定每一位支援现场工作的人员,都必须将他们的办公桌移到现场去。他宣布道:“我们要搬移到现场去,而且我们要在一个没有隔墙的大房间内一起工作。”一阵抗议的喧嚣随之而来:“那会太吵了!”“我们会无法专心工作!” “属下人员有些会辞职!”“我们无法保持公司的机密!”乔奇不为所屈。他说道:“如果在这种情况下,会泄密的话,那也没有任何方法能够保密了。如果有人不喜欢的话,就让他们走吧!”

  最后每一个人都搬动了,即使不是心甘情愿。今天,到访公司的客人,都能一眼就看到,每一个人都在一个大房间里工作。如果访客注意看的话,会发现董事长乔奇也在其内,坐在一张不显眼的办公桌,在侧面则有另外两张公司主管用的桌子。“以前,”乔奇说道,“每当我需与底下的经理开会时,我必须在会前,先查询谁在公司内,谁出差在外。现在,我只要四处张望一下,看看有谁在场。然后大叫一声说:‘嘿!让我们到会议室去讨论这件事,没有Muda!”

  公司内,谁出差在外。现在,我只要四处张望一下,看看有谁在场。然后大叫一声说:‘嘿!让我们到会议室去讨论这件事,没有Muda!”

  这样安排公司职员的方式,也产生了其他的好处。在管理区的入口处有两间小房间:电话总机室及人事部。在总机室墙上有一个窗户,可使总机人员一眼就看到谁进来了,谁出去了。而且,员工有事与管理区的人员接洽时,因为他们都必须经过人事部的办公室,他们更容易与人事部的人员,商讨他们所关心的事务。

  乔奇食品公司前任贴标签部门的经理托尼·普利欧( Tony Puglio)说道:“5年前,我要耗费许多时间,在办公室内做一些书面工作。我认为我拥有了所有的答案,而且能自己处理任何一件事。现在,我发现到通过改善活动,我们何以做得不一样了。例如质量圈会议以及倾听工人的提案,走到工作场所去,把更多的时间花在现场,观察每一个问题并且将它们矫正。我发掘出我的员工都有很多的能力—艺术的才华以及实务的技术,这些都是以往我所不了解的。他们自己都能从事所有的改善工作,使生产线变得不一样。”

  “我花了9 0%的时间在现场里,使得我能看得到工人的问题,”普利欧说着,“以前当他们进办公室告诉我他们的问题,我必须听他们说,但是无法为他们做许多事。我不了解我们是以这种方式年复一年来经营我们的工作,而且我设想每一件事都没问题。但是,事实并不是如此的。借着走入现场,我能真正地了解到工人所说的事物了。”

  “现在,我注意到每一个人都能在他们的工作上付出更多努力。他们感到兴奋,以他们的部门为荣。他们将每一件工作保持得有条有理,更为清洁。工作场所看起来很好。而且新人进来时,都愿意在那儿工作。自己感觉很好,而他们看起来也很好。他们看到正在进行中的这些改变,这些改变也产生了不同的变化,使他们的工作更容易做。”
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