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企业如何建立高效流程管理体系


  企业要提高竞争力,就必须将只抓住市场机会、业务第一的指导思想,转变到市场把握与内部管理相结合、重视内部管理建设上来。其中一个重要的方法就是重新审视流程。

  流程管理的组织体系与流程管理的业务体系不建立起来,单个流程的优化就没有方向,也不能完成企业的主动行为,自然难于持续有效地开展下去。由于很多企业没有把流程管理视为提升工作效率,提升企业竞争力的关键管理手段,因此在这方面存在严重的不足。

  那么,企业如何建立高效的流程管理体系呢?

  一、流程管理体系规划

  首先,流程体系规划要考虑为使企业能够有效地规范、管理并支持业务发展,提升利润空间,企业需要那些流程。其次,为了便于流程管理,在做流程体系规划时,还需要建立分层分级的流程管理体系,明确流程之间的上下游及接口关系、识别基于阶段性战略目标的关键流程进行重点监控等。因此,流程管理体系规划可以参考下面几个原则:

  1、完整性

  将企业的重要活动纳入流程化管理,形成完整的文件化流程体系。目前,大多数的企业的流程管理体系建立以ISO9000质量体系为基础,其他方面涉及不多,一些重要的业务活动尚未纳入规范化的流程管理体系。另外,很多企业缺乏规划方面的流程,企业虽然变大了,而现有的流程管理体系仍然保留着小企业的特性,多着重于事务性操作,层次不高,缺乏大企业需要的战略牵引,影响业务的进一步发展。

  2、范围清晰

  流程间的范围(起点和终点)明确,串起来能够形成完整的业务链,既没有断点,也没有相互交叉(既没有真空地带,也没有重复管理)。给流程界定一个清晰的范围,可以避免流程活动的相互交叉,提高流程的可操作性。例如,有些企业的流程,将规划工作与日常操作方面的工作合在一个流程当中,它们的性质不同,时间跨度也不同,责任部门、责任人也不同,将它们一一界定清楚,在实际的运作当中就不会出现职责不清,互相推诿的现象。

  3、层次化、结构化

  流程体系按价值链进行结构化设计,建立分层分级的流程管理体系,使得流程之间的逻辑关系(上下游关系、支持关系)明确。目前相当一部分企业只是在ISO9000质量管理体系方面有层次化的文件体系,而企业层面的流程层次化,结构化并没有建立起来。另一方面,流程之间的逻辑关系只是散见于流程说明中,整个流程管理体系的逻辑关系并不清晰,这是造成部门间接口不清,相互扯皮的一个重要原因。

  4、认识关键流程

  基于阶段性战略目标识别企业的关键流程,便于重点跟进与管理。很多企业还没有建立基于阶段性战略目标去主动识别企业的关键流程进行重点管理,这不仅给很多企业缺乏明晰的战略有关,也是没有将流程管理提高到支持战略实现的高度的表现。

  二、流程设计机制

  这个阶段,需要把握规范化和优化两个原则,具体可以从以下几个方面入手:

  1、规范化

  流程输入和输出明确;节点完整;活动规范明确(5W2H),便于经验积累和推广;有流程图、流程说明、表格。通常完整的流程包括三个部分:

  ①流程图。理清活动范围以及活动间的逻辑关系,便于总体把握,也使流程改进小组能够从整体流程的角度,而不是从职能部门的角度看待问题;

  ②流程说明。具体阐述流程图的各个活动的操作细节以及输入输出,便于工作经验积累和推广;

  ③表格。流程实际运行于表格中,流程信息的传递靠表格记录。

  2、职责清晰

  流程角色分工和职责清晰。设计流程绩效指标:设计流程的绩效指标体系,以判断流程运行绩效,并从战略的角度确定流程的关键绩效指标。很多企业的考核指标是从职能考核的角度设立,而没有从流程的角度区建立、跟踪、考核流程的绩效。从本质上讲,所有的绩效都是依附于流程的或者说是在流程中产生的,从流程的角度设立的绩效指标,才能促使大家放弃部门本位主义,促使大家关注流程产出(过程产出、最终产出)角度去整合设计绩效指标,并选择与阶段性战略目标相关的指标作为KPI。

  3、适应性

  流程要适应企业的战略发展要求和实际运作要求。很多企业的流程还没有体现战略的要求,没有将战略实施的关键因素融入到流程当中,从而变成员工的日常操作行为;还有些企业战略变了,而流程没有做出相应的调整,新的关键成功要素没有体现在流程中。所以,在这里特别强调流程的适应性。另外,不要企盼用统一的流程去管理不同的业务,这样只会使流程从一开始就处于失效状态。

  三、流程实施与评审机制

  流程建立起来后,关键在于实施,需要树立起流程的权威性,以及建立起流程的持续评审机制,从而牵引流程的持续优化。流程的实施评审工作,可以参考以下步骤。

  1、流程体系规划发布、培训执行

  流程发布后,要对相关执行人员进行培训,确保流程执行人员明确在新流程中的职责,执行规范的变化,及时掌握新流程所需的操作技能。

  2、流程体系规划树立流程的权威性

  流程建立起来以后,必须树立流程权威性,打造“重视流程、使用流程、管理流程”的氛围。流程要得到有效的执行,没有随意的破坏流程权威性的现象出现,企业全体员工形成按流程化规定的操作的习惯。

  3、流程体系规划建立评审机制(计划、方法、绩效测评)并实施评审

  这是保证流程持续有效的关键步骤。关键流程评审,由流程部门组织流程评审小组进行评审;其他流程评审,由流程主导部门组织相关人员进行评审。

  4、流程体系规划实施奖惩措施

  如何管理变革,包括流程管理变革,都必须要有制度支持,否则会不了了之。需要建立起一套制度,奖励在流程实施中提出有效改进措施的行为,惩罚不按流程规定执行的行为。

  综上所述,按照流程管理体系的要求,组织跨部门的流程工作小组收集流程运行中存在的问题,定期对流程进行评审,对问题流程或者适应性不强的流程进行持续优化,从而优化工作方法,解决管理瓶颈。只有坚持流程的持续优化,才能在运营效率上超越竞争对手,创造竞争优势。





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